Narzędzia NeedSCRUM

W metodologii NeedSCRUM, podobnie jak Backlog w tradycyjnym SCRUM, Lista Możliwości pełni istotną rolę. Jest to dynamiczna lista zadań, pomysłów, projektów, celów lub dowolnych innych elementów, które chcemy w przyszłości zrealizować. Backlog służy jako centralne miejsce, w którym te elementy są gromadzone, prioretyzowane i zarządzane. W NeedSCRUM, Lista Możliwości jest również miejscem, w którym można gromadzić refleksje i wglądy z poprzednich cykli, co pomaga w planowaniu przyszłych działań. Pomaga to utrzymać jasność i koncentrację na tym, co jest najważniejsze w danym momencie, umożliwiając efektywne zarządzanie energią i zasobami.

Plan Działania na Cykl w metodologii NeedSCRUM to zorganizowany zbiór zadań i celów, które mają zostać osiągnięte w określonym cyklu,. Jest on rezultatem procesu planowania, podczas którego elementy z Listy Możliwości są analizowane, priorytetyzowane i planowane do realizacji.

Plan Działania na Cykl służy jako mapa nawigacyjna dla danego cyklu, pokazując, co ma zostać osiągnięte, i pomagając utrzymać skupienie i jasność co do kierunku działań. W NeedSCRUM, ten plan jest świadomie tworzony, z uwzględnieniem aktualnych zasobów, energii, priorytetów i celów.

Plan Działania na Dzień to precyzyjnie wybrany zbiór zadań z Planu Działania na Cykl, które mają być realizowane konkretnego dnia. Te codzienne plany działania są niezbędne dla efektywnego zarządzania czasem i energią, pomagają utrzymać skupienie na najważniejszych zadaniach i służą jako narzędzie do monitorowania codziennego postępu w ramach ogólnego Planu Działania na Cykl.

Plan Działania na Dzień jest tworzony zgodnie z aktualnymi priorytetami, zasobami i energią, i może być dostosowywany w miarę jak dzień się rozwija. Pomaga to utrzymać elastyczność i reagować na nieprzewidziane zmiany lub wyzwania, jednocześnie utrzymując skupienie na osiągnięciu głównych celów.

Tablice Kanban w systemie NeedSCRUM są kluczowym narzędziem do wizualizacji i organizacji zadań. Reprezentują one przepływ pracy od momentu pojawienia się inspiracji, przez intencję idziałanie, aż do momentu manifestacji.

1. "Inspiracja" to stan początkowy dla zadań, które pojawiły się w naszej świadomości i które zdecydowaliśmy się dodać do backlogu.
2. "Intencja" to stan dla zadań wyselekcjonowanych podczas Fazy Planowania do realizacji w nadchodzącym cyklu.
3. "Oczekiwanie" reprezentuje zadania, które wymagają działań lub zasobów zewnętrznych, na które sami nie mamy wpływu, ale które są niezbędne do realizacji zadania.
4. "Działanie" to domyślny stan dla zadań wybranych do realizacji w danym dniu, tworzących Plan Działania na Dzień.
5. "Manifestacja" to stan końcowy, oznaczający, że zadania zostały wykonane, a inspiracja została zmaterializowana poprzez jasną intencję i działanie.

Te różne stany pomagają użytkownikom NeedSCRUM w łatwym monitorowaniu postępów i identyfikowaniu przeszkód. Jest to niezwykle istotne dla efektywnego zarządzania czasem i zasobami.

Zadania są kluczowym elementem w metodologii NeedSCRUM, stanowiąc najmniejsze jednostki pracy, które zdecydowaliśmy się zrealizować. Każde zadanie posiada kilka istotnych cech, które są ściśle przestrzegane, zgodnie z poniższymi zasadami:

1. Estymat: Każde zadanie jest oceniane pod kątem wymaganej uwagi, która jest wyrażana w Punktach Uwagi, korzystając z ciągu Fibonacciego. Ta estymacja pomaga w planowaniu i zarządzaniu czasem.
2. Oczekiwany Rezultat: Każde zadanie musi mieć klarownie zdefiniowany oczekiwany wynik, który jest bezosobowo wyrażony jako wynik końcowy. W ten sposób zadanie może być oddelegowane innym, bez konieczności dostosowywania definicji zadania.
3. Potrzeba: Zadania są etykietowane zgodnie z potrzebą, na którą odpowiadają. Lista potrzeb w NeedSCRUM jest szeroka i obejmuje takie kategorie jak: wyrażenie, harmonia, integralność, społeczność, wkład, połączenie, zabawa, znaczenie i dobrobyt.

Jeżeli zadanie jest na tyle duże, że nie może być zrealizowane w jednym cyklu, jest dzielone na mniejsze zadania lub konwertowane na projekt.

Precyzyjne formułowanie i zarządzanie zadaniami jest kluczowe dla skuteczności NeedSCRUM. Odpowiednie definiowanie, estymowanie i identyfikowanie potrzeb, to umiejętności, które są rozwijane wraz z doświadczeniem. Każdy detal ma znaczenie i pełni konkretną rolę w całym systemie.

Estymacja w metodologii NeedSCRUM jest procesem oceny nakładu uwagi wymaganego do wykonania danego zadania. Ta ocena jest wyrażana w jednostkach zwanych Punktami Uwagi, które są determinowane z wykorzystaniem sekwencji Fibonacciego. Używanie takiego systemu pozwala na zwiększenie precyzji estymacji, uwzględniając naturalną niepewność związaną z zadaniami.

Estymowanie zadań w NeedSCRUM pozwala na lepsze zarządzanie czasem, poprawia efektywność i pomaga w utrzymaniu klarowności dotyczącej celów i oczekiwań związanych z danym zadaniem.

Jednym z kluczowych aspektów estymacji jest zdolność do zbadania naszej własnej pojemności. Przez zrozumienie, ile uwagi możemy skierować na określone zadania, jesteśmy w stanie dopasować ilość i złożoność zadań do naszych możliwości. Te informacje są następnie wykorzystywane podczas Fazy Planowania do doboru zadań, które są dodawane do Listy Działania na Cykl. W ten sposób, estymacja staje się potężnym narzędziem umożliwiającym lepszą kontrolę nad naszym czasem i energią, a tym samym skuteczniejsze realizowanie celów.

NeedSCRUM czerpie inspirację z filozofii NVC (Nonviolent Communication), która zakłada, że wszystko, co robimy, robimy w celu zaspokojenia jednej lub więcej naszych potrzeb. Zgodnie z tą filozofią, Potrzeby są uniwersalne i wszyscy ludzie mają te same podstawowe Potrzeby, chociaż strategie ich zaspokajania mogą się różnić.

Potrzeby w modelu NeedSCRUM są kluczowym elementem, który pomaga nam zrozumieć, co naprawdę motywuje nasze działania i decyzje. Są one fundamentalnym aspektem naszej natury, a ich spełnianie ma kluczowe znaczenie dla naszego dobrostanu i zadowolenia.

Każde zadanie w NeedSCRUM jest przypisane do jednej kategorii Potrzeb, co pomaga nam zrozumieć, które aspekty naszego życia są przez nie zaspokajane. Potrzeby w NeedSCRUM są klasyfikowane w kilku kategoriach, które obejmują takie obszary jak ekspresja, harmonia, integralność, wspólnota, ubogacanie, kontakt, zabawa, przejrzystość i dobrobyt. Każda kategoria Potrzeb obejmuje szereg konkretnych aspektów, które pomagają nam lepiej zrozumieć, jakie potrzeby są zaspokajane przez konkretne zadanie.

Identyfikowanie Potrzeb przypisanych do każdego zadania jest istotnym elementem planowania i zarządzania w NeedSCRUM. Daje nam to większą klarowność co do tego, co naprawdę staramy się osiągnąć, i pomaga nam zrozumieć, jakie korzyści możemy odnieść dzięki realizacji poszczególnych zadań. Dzięki temu, możemy podejmować bardziej świadome decyzje i skupiać się na zadaniach, które naprawdę mają dla nas znaczenie.

W praktyce, Potrzeby są reprezentowane w NeedSCRUM poprzez tagi przypisane do poszczególnych zadań. Tagi pomagają nam zrozumieć, jakie Potrzeby są zaspokajane przez konkretne zadanie i dają nam możliwość szybkiego przeglądania i sortowania zadań według kategorii Potrzeb. W ten sposób, NeedSCRUM daje nam narzędzia, które pomagają nam zarządzać naszym czasem i energią w sposób, który jest zgodny z naszymi prawdziwymi Potrzebami.

Priorytet w metodologii NeedSCRUM pełni nieco inną rolę niż w tradycyjnych systemach zarządzania projektami. Tutaj nie służy one do hierarchizacji zadań pod kątem ważności czy pilności, ale są narzędziem umożliwiającym śledzenie zadań, których wykonanie okazuje się być szczególnym wyzwaniem. Zadania, które nie zostają wykonane i przechodzą z jednego cyklu na kolejny.

W NeedSCRUM, zadanie może otrzymać Priorytet żółty po pierwszym "nie wykonaniu", a czerwony, jeśli nie zostało wykonane przez dwa cykle pomimo, że było dodane do Planu Działania na Cykl. Zadania o wyższym Priorytecie stają się tymi, które system zachęca do wykonania na początku nowego cyklu, aby zapewnić, że nie zostaną pominięte.

Priorytet czerwony jest szczególnie ważnym sygnałem do refleksji i zastanowienia się nad przyczynami takiego stanu rzeczy. Może okazać się, że dana potrzeba nie jest na tyle ważna, jak początkowo przypuszczano, albo strategia do jej zaspokojenia nie jest odpowiednia. Może również występować wewnętrzny sprzeciw wobec konkretnej strategii. Takie pytania i refleksje są kluczowym elementem Fazy Retro w NeedSCRUM.

Odpowiednie zarządzanie priorytetami w NeedSCRUM pozwala lepiej zrozumieć własne potrzeby i zachowania, a także skuteczniej kierować własnymi działaniami. Priorytet w tym kontekście staje się narzędziem refleksji i samopoznania, a nie tylko narzędziem zarządzania czasem i zadaniami.